Sähköinen arkisto ja paperiton prosessi.
Dokumentaatio hallintaan: täysin digitaalinen prosessi sähköisellä allekirjoituksella poistaa tarpeen paperisille lomakkeille, tulostamiselle ja skannaamiselle, säästäen aikaa ja materiaalikustannuksia.
- Paperiton
- Kaikki dokumentit digitaalisessa arkistossa.
- SharePoint
- Tietoturvallinen ja keskitetty dokumenttienhallinta.
Auto-Kilta
Keskusautohalli
Muutimme perinteisen aikaa vievän paperityön täysin digitaaliseksi tietovirraksi, jossa jokainen tiedosto on löydettävissä sekunneissa.
Tietoturva ja saavutettavuus
Irralliset paperit ovat riski – ne katoavat, tuhoutuvat tai unohtuvat pöydälle. Digitaalinen arkisto ei ainoastaan turvaa tietoa, vaan muuttaa sen liiketoimintaa tukevaksi dataksi. Kun tiedostot ovat pilvessä, ne ovat turvassa mutta samalla jaettavissa oikeille henkilöille napin painalluksella.
Tulokset: Paperista pilveen
Perinteinen ostolaskujen, takuutodistusten ja sopimusten käsittely vaati ennen tulostamista, lajittelua ja fyysistä säilytystilaa. Prosessi oli hidas, ja yksittäisen dokumentin etsiminen arkistosta saattoi viedä tarpeettomasti aikaa.
Toteuttamamme ratkaisu siirsi koko prosessin Microsoftin SharePoint-ympäristöön. Rakensimme helppokäyttöisen PowerApps-käyttöliittymän, jonka avulla työntekijät voivat tallentaa, hakea ja sähköisesti allekirjoittaa dokumentteja suoraan mobiililaitteella. Lopputuloksena on prosessi, jossa paperia ei synny, tallennus tapahtuu automaattisesti taustalla, eikä yksikään tiedosto enää katoa.
Usein kysytyt kysymykset
Miten dokumentit allekirjoitetaan sähköisesti?
Dokumentit allekirjoitetaan sähköisesti suoraan mobiililaitteella tai selaimessa ilman tulostamista ja skannaamista. Allekirjoitettu tiedosto tallentuu automaattisesti arkistoon oikealle paikalle. Prosessi on nopea ja jättää selkeän jäljen siitä, kuka on hyväksynyt mitäkin.
Missä dokumentit säilytetään ja ovatko ne turvassa?
Dokumentit säilytetään tietoturvallisesti Microsoftin SharePoint-ympäristössä, jossa ne ovat varmuuskopioituina ja käyttöoikeuksien takana. Irralliset paperit eivät enää katoa tai tuhoudu. Oikeat henkilöt pääsevät tiedostoihin käsiksi napin painalluksella.
Kuinka nopeasti yksittäinen dokumentti löytyy arkistosta?
Tiedostot löytyvät haulla sekunneissa, koska ne tallentuvat automaattisesti jäsenneltyyn digitaaliseen arkistoon. Fyysisen mapin selaaminen jää historiaan. PowerApps-käyttöliittymä tekee tallennuksesta ja hausta helppoa myös mobiilissa.
Haluatko luopua turhasta paperityöstä?
Kartoitamme nykytilanteenne ja näytämme, kuinka helposti paperiton toimisto on saavutettavissa.